1. Algemeen

Meetjesland Hockey Club (MHC) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. MHC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
  •  

Als MHC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

MEETJESLAND HOCKEY CLUB vzw
Zetel:  Zandstraat 174b – 9900 Eeklo
Emailadres: info@hockeymeetjesland.be 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, en leveranciers.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door MHC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding in opdracht van de hockeyfederatie (gerechtvaardigd belang) of in het kader van stages, kampen,... (contractuele grond)
  • Het organiseren van recreatieve activiteiten, tornooien, zowel de sportieve administratie (gerechtvaardigd belang) als organisatie van sportevenementen (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder het beheren van social media d.m.v. (i) publicatie van sfeerfoto's (gerechtvaardigd belang) (ii) gerichte foto's (toestemming) en het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  •  

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Financiële gegevens: rekeningnummer voor eventuele cashback
  • Sportieve gegevens: categorie, uitslagen, klassement, prestaties, skills, aanwezigheden
  •  

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, Twizzit, persoonlijk, telefonisch, e-mail of whatsapp-contact,...).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de Vlaamse Hockey Liga (VHL) of de Koninklijke Belgische Hockey Bond (KBHB).

  • Beeldmateriaal: wij kunnen tijdens wedstrijden, trainingen, stages en events foto's en video-opnames maken van deelnemers. Die gebruiken we dan voor onze instagram- en/of facebookpagina, flyers en ander promotiemateriaal, persartikelen, onze website, sfeerreportages of opleidingsdoeleinden.
  •  

Door in te schrijven en deel te nemen aan onze evenementen, trainingen, stages en wedstrijden, geeft u ons stilzwijgend toestemming om niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en te publiceren. Voor gerichte foto’s hebben we volgens de AVG uw expliciete toestemming nodig. Het gaat om groepsfoto’s, close ups van de spelers (in beweging), individuele foto’s. Indien u akkoord gaat met deze privacyverklaring, gaat u ook hiermee akkoord.

Indien u gepubliceerd beeldmateriaal zou willen verwijderd zien, gelieve dan een mail te sturen naar info@hockeymeetjesland.be.  Volgens de AVG heeft u immers recht op toegang, verbetering en verzet, wanneer het gaat om uw persoonsgegevens. Dat geldt overigens ook voor niet-gerichte beelden.

4. Aan wie worden de gegevens verstrekt?

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij persoonsgegevens aan derden.  Wij geven deze ook nooit door voor commerciële doeleinden. 

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier de toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking ervan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Zone.

De gegevens die je aan het secretariaat, bestuursleden of medewerkers van MHC geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, Twizzit …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  •  

Wij geven geen persoonsgegevens door aan externe verwerkers dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere clubs die behoren tot de VHL of KBHB of met subsidiërende overheden, of met partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).  Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

6. Bewaartermijn

MHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.  MHC verbindt er zich toe de gegevens niet langer bij te houden dan tien jaar.

7. Beveiliging van gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens MHC van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Hen wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover zij die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  •  

8. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. 

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijziging privacyverklaring

MHC kan de privacyverklaring steeds wijzigen.